בעל משרד רואי חשבון יכול להעסיק צוות מנוסה ועדיין למצוא את עצמו מחלק משימות, מברר מה התקדם ומזכיר למי צריך לחזור. CPA Management היא תוכנה לניהול משרדי רואי חשבון והנהלת חשבונות, שמאפשרת לרכז את המידע על הלקוחות, לחלק אחריות ולעקוב אחר העבודה השוטפת.

זו שאלה מוכרת בייעוץ עסקי. בעל המשרד רוצה לפנות זמן לפיתוח העסק, אבל חלק ניכר מהיום שלו מוקדש לתיאום בין עובדים. כשההחלטות המקצועיות והבירורים השוטפים מגיעים לאותו אדם, קשה להבחין בין עניין שבאמת דורש את שיקול דעתו לבין עדכון שהצוות יכול לטפל בו בעצמו.

מה קורה אחרי שמעבירים משימה לעובד?

נניח שלקוח מבקש לעדכן פרט בתיק העסק. עובדת אחת מקבלת את הבקשה, עובד אחר בודק אותה, ובהמשך מתברר שנדרש עוד מסמך מהלקוח. מי אמור לבקש אותו? מי בודק אם התקבל? אם חלוקת העבודה נקבעה בעל פה, בעל המשרד עשוי להידרש לברר בעצמו אצל מי הטיפול עומד, גם כשהצוות כבר יודע לבצע אותו.

במערכת CPA Management אפשר לשייך מטלה לעסק ולעובדים האחראים, להוסיף הערות ולקבוע תאריך תזכורת. אם הטיפול ממתין למסמך, אפשר לעדכן את הסטטוס ל"ממתין ללקוח" ולכתוב בהערה מה התבקש. כך העובד שאחראי להמשך הטיפול יודע מה לעשות, ובעל המשרד יכול לבדוק את המצב בלי להתחיל סבב שאלות.

איך קובעים שיטת עבודה שהצוות יכול לנהל?

אפשר להתחיל בטיפול שחוזר אצל לקוחות רבים, למשל קליטת עסק חדש למשרד. בשלב הראשון כדאי לבדוק איפה העבודה נעצרת בדרך כלל. לפעמים פרטי אנשי הקשר כבר נאספו, אבל העובד שאמור להמשיך לטפל בעסק עדיין לא קיבל את האחריות עליו. מתוך מקרה כזה אפשר להגדיר סדר עבודה פשוט.

1. קובעים מי אחראי לכל חלק. למשל, מי מרכז את פרטי העסק ואנשי הקשר, ומי מטפל בהשלמת המידע שחסר.
2. מגדירים מה צריך להיות מוכן לפני שמעבירים את הטיפול. לדוגמה, פרטי העסק מעודכנים, איש הקשר הרלוונטי משויך לכרטיס, ולכל פרט חסר יש מטלה עם אחראי ותאריך תזכורת.
3. בודקים את המקרים שדורשים התערבות. בישיבת הצוות אפשר לפתוח את רשימת המטלות ולהתמקד במקרים שממתינים יותר מהצפוי, או במקרים שבהם העובד צריך החלטה מקצועית כדי להתקדם.

ב-CPA Management אפשר להגדיר את הקליטה כשירות חוזר, לחלק אותה לשלבים ולבחור אילו שדות ממלאים בכל שלב. במסך השירות אפשר לראות באיזה שלב נמצא כל עסק. כך אפשר לזהות, למשל, שכמה עסקים ממתינים להשלמת פרטים ולבדוק אם יש קושי שחוזר על עצמו בתהליך הקליטה.

מה בעל המשרד יכול ללמוד מהמעקב?

אם כמה מטלות נשארות פתוחות באותו שלב, שווה לבדוק מה משותף להן. ייתכן שהצוות צריך להגדיר טוב יותר מי חוזר ללקוח, או ששיטת איסוף הפרטים משאירה את אותה שאלה פתוחה בכל תיק חדש. זה מידע שיכול לשמש את בעל המשרד גם בהחלטות רחבות יותר, כמו חלוקת עבודה בין העובדים או שינוי הדרך שבה קולטים לקוחות.

משרד ששוקל להטמיע את התוכנה יכול להתחיל בתהליך אחד שבעל המשרד עדיין נדרש לתאם בעצמו. אחרי כמה סבבי עבודה אפשר לבדוק אם העובדים יודעים מה הצעד הבא ומי אחראי לו, ובאילו נקודות עדיין נדרשת מעורבות של בעל המשרד.